Logiciel CRM pour les organismes de formation

L’utilisation d’un CRM (Customer Relationship Managment) est devenue incontournable pour toute entreprise. Ce type d’outil permet en effet d’optimiser la gestion des tâches administratives et d’optimiser le développement commercial. Il prend tout son sens pour les organismes de formation qui, dans un cadre juridique contraignant et évolutif (particulièrement par les temps qui courent !), doivent gérer leurs interactions avec différentes parties prenantes : les clients, les formateurs, les apprenants et les financeurs… Des outils spécialement conçus pour répondre aux besoins fondamentaux des métiers de la formation (universités, pôles ou organismes de formation cabinets de coaching…) ont vu le jour. Voyons dans le détail les fonctionnalités qu’ils offrent.

La gestion de la mise en place des formations

La première étape d’un organisme de formation est la création et le déploiement de son offre ; ce qui implique : un catalogue de formations, des intervenants, des médias didactiques, des salles de cours et des outils d’apprentissage. Dans certains cas, l’offre est même élargie, à du conseil ou à la fourniture de matériel pédagogique.

L’un des modules du CRM dédié à l’organisme de formation intègre la notion de « Projet ». Il regroupe toutes les données inhérentes à chaque « projet de formation ». Sont ainsi regroupés et visualisables en un clic : le contenu de l’offre, les modalités pédagogiques retenues (présentiel, l’e-learning ou le blended learning), les intervenants internes (salariés de l’organisme) et/ou externes (formateurs indépendants), les lieux de la formation, les outils pédagogiques prévus, le calendrier des réservations…

Ces données sont bien sûr évolutives. L’outil permet des mises à jour constantes, ainsi que la possibilité de développer l’offre en la déclinant selon les différentes modalités pédagogiques existantes. Enfin, il permet de générer, de manière automatisée, les programmes de formation en format Word et/ou PDF, tant pour les clients/ prospects que pour les apprenants.

Dans le cadre de la mise en place de l’offre, le CRM intègre également la notion de planification : une fois parfaitement défini, le projet doit être déployé. Avant l’ère des CRM, les organismes de formations jonglaient via des recherches multiples et de savants fichiers Excel pour faire matcher des dates, des intervenants, des listes d’apprenants, des stats de rentabilité etc… Le module « de planification » du logiciel CRM dédié aux organismes de formation remplit cette fonction : il permet de planifier les ressources (formateurs, salles,…) afin d’en optimiser l’allocation.

La gestion commerciale

Disposer d’une offre et la gérer est essentiel.  Disposer d’un parc client et le gérer l’est tout autant !

Comme toute entreprise, l’organisme de formation est à vocation commerciale. Il se doit donc d’assurer un suivi optimal de sa relation commerciale et de ne négliger aucune opportunité. Le CRM dédié aux organismes de formation comprend un module de « gestion commerciale avancée » qui lui permet d’optimiser sa gestion commerciale:

  • En construisant la base clients : fiches exhaustives regroupant l’historique des demandes, les commandes, le suivi de la relation client, etc.
  • En assurant la traçabilité et l’analyse des besoins : bilan des échanges commerciaux, émission et historisation des propositions commerciales, analyse des besoins en phase avec les exigences des organismes de formation en terme de qualité etc.
  • En optimisant le suivi commercial des propositions : alertes, planification des relances, émission des offres, suivi du taux de transformation, analyse des motifs de perte etc.

La gestion des apprenants

Outre la base de données historisée des stagiaires (coordonnées complètes, formations suivies, certifications ou diplômes obtenus, renouvellement d’habilitations, complément de formation etc.) le CRM dédié aux organismes de formation permet également la gestion des centres d’intérêt des apprenants.

Au travers de ce module, les stagiaires sont segmentés selon des statuts déterminés qui prennent en compte sa position à l’instant T : « Etudiant » pour un apprenant en cours de formation ou « Alumni » pour un étudiant ayant achevé sa formation.

La base est enrichie pour chaque « lead » (= apprenant, quel que soit son statut) de ses coordonnées complètes, des formations suivies mais aussi de ses centres d’intérêts collectés via les questionnaires individuels. Cette implémentation permet de faire matcher chaque fiche avec le catalogue des formations, mais aussi avec les aspirations de chaque apprenant, ce qui permet ensuite d’optimiser et d’argumenter la prospection client.

Le CRM fournira ainsi une liste de leads exploitables grâce à un module de mass mailing (= un dispositif d-e-newsletter) directement corrélé au module de gestion commercial vu précédemment.

La gestion des ressources en formation

Le CRM dédié aux organismes de formation permet d’intégrer en base de données un vivier de formateurs et professeurs, soit déjà intervenants, soit ayant les compétences pour le devenir.
Un accès à l’interface peut être paramétré pour les intervenants, leur permettant de se connecter aux « projets » qui les concernent et leur donnant accès à la liste de leurs élèves (profils, historique d’apprenants etc.) ainsi qu’aux ressources de travail rattachées au projet. Toujours via l’interface, ils pourront réserver les ressources nécessaires et stocker leurs supports didactiques afin que l’organisme de formation en assure l’édition.

La gestion du suivi administratif et financier de l’organisme de formation

Le module de gestion administrative et financière permet d‘optimiser toutes les tâches quotidiennes récurrentes : les planifications des intervenants, la mise à jour des listes d’inscrits, la gestion des dates de formation et des formateurs, la production des documents administratifs, les inscriptions en ligne, etc.

Ce module prend en compte les contraintes réglementaires liées au secteur de la formation – critère particulièrement impliquant dans le cadre des réformes actuelles ! – permettant d’être en accord avec les exigences relatives à la réglementation du secteur mais aussi celles inhérente à la qualité.

Ce module permet enfin de gérer les suivis de dossiers avec les organismes financeurs, d’éditer les bilans pédagogiques et financiers ainsi que toutes sortes de données statistiques et d’analyse de l’activité.

Cette automatisation de la gestion administrative et financière ainsi que l’optimisation de la gestion commerciale permettent à l’organisme de formation de se focaliser sur son cœur de métier : la pédagogie.

Comme pour tous ses logiciels métier, le CRM Cirrus Shield dédié aux organismes de formation est complètement personnalisable. N’hésitez pas à nous solliciter pour que nous étudiions ensemble la solution sur mesure qui sera la plus adaptée à votre activité.

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