Organismes de formation, votre gestion administrative s’alourdit ? Intégrez un ERP!
Depuis toujours, les organismes de formation font face à des lourdeurs administratives importantes. Faute de moyens financiers et humains, beaucoup de petits organismes ne peuvent pas maintenir leur système d’information interne. La situation se complique encore lorsque le centre de formation en question est doté de plusieurs logiciels spécifiques dédiés à chaque service. La priorité absolue des OF est alors la fluidité des processus, quels que soient la taille de l’organisme. Dès lors, un logiciel unique est primordial pour gérer l’ensemble de leurs activités tout en restant suffisamment agile pour s’adapter aux contraintes et aux évolutions des centres de formation. Ceci va permettre de passer moins de temps sur l’administratif et de diminuer les coûts. La mise en place d’un ERP, c’est LA solution pour fluidifier votre gestion administrative !
1- Qu’est ce qu’un ERP / PGI ?
Le terme ERP vient de l’anglais « Enterprise Ressource Planning ». ERP a été traduit en français par l’acronyme PGI (Progiciel de Gestion Intégré) et se définit comme un groupe de modules relié à une base de données unique.
Pour être qualifiée de « Progiciel de Gestion Intégré », une solution logicielle ERP doit couvrir au moins deux principes fondamentaux qui sont les suivants :
- Construire des applications informatiques sous forme de modules indépendants mais parfaitement compatibles sur une base de données unique et commune.
- L’usage d’un moteur de Workflow permet de définir l’ensemble des tâches d’un processus et de gérer leur réalisation dans tous les modules du système qui en ont besoin.
- Les autres termes utilisés pour désigner un outil de gestion pour centre de formation; CRM (Customer Relationship Management) comme Cirrus Shield, TMS (Training Management System) et LMS (Learning Management System).
- Un ERP est nécessaire pour gérer le volume de tâches administratives qui incombent à un organisme de formation, mais tous les ERP n’ont pas les fonctionnalités qui vous concernent.
- Votre choix doit se porter sur un ERP spécifique à la formation.
2- Pourquoi mettre un ERP en place ? Pour qui?
Pour fluidifier votre fonctionnement et gagner du temps administratif:
Le suivi commercial, les inscriptions, la logistique, les Achats, la facturation, les impayés, la trésorerie, la qualité.
Pour maintenir vos process à jour :
Un ERP nécessite de respecter des étapes dans son alimentation et dans les validations.
Il impose aussi qu’un certain nombre de champs soient remplis.
Mettre en place un ERP vous permet :
- De rester aux normes
- De limiter au maximum les risques de déréférencement
- De gagner du temps
- De réduire vos coûts
En 2022, dans le cadre de la lutte contre la fraude au financement CPF, la Caisse des Dépôts et consignation a déréférencé un nombre important d’OF, et moins de 20 % ont obtenu gain de cause dans le maintien de ce type de financement.
Concernant les Organismes de formation certifiés Qualiopi, le manque de suivi amène à des non- conformités mettant en cause la certification.
Pour qui ?
Pour les centres de formation qui sont débordés par le suivi administratif, et qui souhaitent passer plus de temps dans le développement de leurs formations, et du suivi.
Le logiciel ERP est dédié aux centres de formation qui souhaitent faire face aux obligations actuelles, et futures.
Il n’y a pas de profil type, mais des constats d’épuisement dans les obligations liées aux organismes financeurs.
Un ERP vous permettra :
- De diminuer vos coûts administratifs
- De fiabiliser vos données
- D’être en conformité avec les exigences Qualiopi
3- Étapes clés de la mise en place d’un ERP pour les organismes de formation :
Pourquoi et comment se lancer ?
Les experts s’accordent à dire que la réussite d’un projet passe avant tout par une préparation sérieuse, qu’il s’agisse de définir vos besoins, vos objectifs et vos priorités jusqu’aux critères de choix de la solution, une réflexion bien menée augmentera considérablement vos chances de succès.
1-Estimez le retour sur investissement attendu :
Les coûts :
- Mise en œuvre du système
- La maintenance
- Le niveau de couverture fonctionnelle standard de la solution
- Les besoins de personnalisation
Les Bénéfices :
- Les bénéfices tangibles et quantifiables
- Les bénéfices tangibles et non quantifiables (optimisation des processus)
- Les bénéfices intangibles (prise de décision)
- Les bénéfices non anticipables et constatables à postériori (satisfaction clients)
2-Établir des priorités :
Qu’est-ce qui pourrait fonctionner mieux dans mon processus ?
Trois critères pour vous guider dans le choix de vos priorités :
- Le délai nécessaire
- Le budget requis
- Le périmètre fonctionnel
3-Lister vos objectifs et les résultats attendus:
Votre objectif doit être de gagner en fluidité, disposer de données plus fiables et limiter ainsi le risque d ’erreurs
4- Identifier les ressources disponibles :
Il faut se pencher sur les moyens à mettre en œuvre. L’erreur est de vous lancer sans avoir pleinement conscience des ressources nécessaires pour mener le projet à bien
-Ressources financières : prix de la solution, développement ou paramétrage supplémentaire, formation, déploiement, ..
-Ressources humaines
5- Rencontrer des utilisateurs:
Rencontrer des entreprises utilisant les mêmes ERP est un conseil qui peut sembler évident, mais peu souvent fait.
Rencontrer d’autres utilisateurs vous permettra de voir comment est concrètement utilisé l’ERP, et d’échanger sur les « bonnes pratiques » avec des confrères.
6-Intégrer l’ERP:
- Cette phase importante n’est pas à négliger de par son impact sur l’activité quotidienne de votre OF
- Migration des bases de données
- Rupture de production pouvant aller jusqu’à plusieurs jours
- Bugs éventuels à corriger
- Formation des utilisateurs
- Début de production avec le nouvel outil : perte de temps due au manque d’habitude des utilisateurs
- Aux coûts du logiciel et de son intégration, viennent s’ajouter le coût de la perte de temps liée à l’installation
- Une phase chronophage pour laquelle être accompagné permet de maintenir votre activité sans ralentir le projet ou l’activité de votre société
L’intégration d’un ERP est une opération qui comporte plusieurs phases :
- Réflexion en amont sur les objectifs, les priorités, le ROI attendu
- Choisir le logiciel
- Évaluer les ressources nécessaires : prix du logiciel, prix de l’accompagnement éventuel, ressources internes à mobiliser
- Mise en place
4- Combien coûte un ERP pour les organismes de formation?
1-Tarif licence ou tarif abonnement ?
Le budget ERP va, en partie, dépendre de la typologie du logiciel pour :
- Un ERP on-premise : pas de licencce
- Un ERP SaaS : un prix utilisateur à partir de 50 € HT par mois, et /ou un prix apprenant à partir de 1 € HT par an
2-Intégration de la solution:
Cette intégration peut être réalisée sous différentes méthodologies en fonction de vos besoins. Elle se fait généralement par lots et comprend le développement, les tests ou paramétrages et la phase recette
- Une solution on-premise sera toujours plus chère lors de l’installation (avec une licence moins chère voire inexistante), car il faut « acheter » le logiciel
- Une solution SaaS pouvant aller de 1000 € à 10 000 € HT suivant vos besoins
3-Personnalisation de l’outil:
Un ERP est basé sur un mode de fonctionnement commun aux entreprises. Si vous optez pour une personnalisation propre à votre fonctionnement, les coûts supplémentaires sont à prévoir.
Les éditeurs s’orientent vers des ERP métiers, intégrant les fonctionnalités les plus courantes et en rapport au métier.
Choisissez un ERP dédié au monde de la formation et à ses spécificités pour vos organismes de formation!
4-Maintenance du logiciel:
La maintenance comprend notamment les mises à jour mineures et majeures concernant les évolutions technologiques, informatiques et/ou règlementaires.
Les tarifs et frais liés à ce poste de dépense sont, en premier lieu, fonction de la technologie retenue :
- Avec des licences on-premise, les opérations de montée en version ne sont généralement pas incluses
- Dans un logiciel en mode Saas, les mises à jour sont comprises dans le prix de l’abonnement, pouvant évoluer en fonction de la politique tarifaire d’un éditeur.
5-Formation utilisateur, savoir bien utiliser son ERP:
Afin d’exploiter votre nouveau logiciel de manière optimale, il sera nécessaire de passer par l’étape formation des utilisateurs.
Quel ERP adapté pour quel prix?
Pour finir, un projet ERP qui est au bon prix est celui qui ?
- Inclut les coûts récurrents
- Inclut les coûts cachés
- Permet de savoir son coût depuis la mise en place jusqu’à la phase d’exploitation.
- Permet de se dire « c’est acceptable »
- Permet d’identifier des postes d’économies
Mettre en place un ERP est une opération qui peut sembler coûteuse à priori. Le coût est toujours à comparer avec le ROI et la qualité / conformité de vos process attendus.
Exemples :
- Gagner 20% de la masse salariale en administratif
- Être conforme lors d’un contrôle Qualiopi
La mise en place d’un ERP devient de plus en plus nécessaire pour la vie des Organismes de Formation. Cette mise en place permet :
- De diminuer les coûts de l’administratif
- De centraliser et fiabiliser les données
- De garantir le suivi des process (Qualiopi entre autres)
Formités peut vous accompagner :
- Dans l’élaboration de votre cahier des charges pour votre nouvel ERP
- Dans la recherche de l’ERP qui correspond à vos besoins
- Dans la phase d’installation : en venant en renfort des équipes sur place pour limiter au maximum la durée de cette phase et limiter ainsi son coût en termes de retard de production, qui se traduit souvent par un épuisement des équipes et une diminution de la satisfaction clients.
Il faut penser aux autres étapes concernant la conformité du ERP.
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