Réussir votre réunion commerciale : 3 étapes, et plein d’astuces !

Que votre métier consiste à vendre des fournitures de bureaux ou des Airbus, que votre cycle de vente soit de deux semaines ou de deux ans, que votre interlocuteur soit un responsable technique ou un directeur des achats, l’acte de vente passe souvent par une ou plusieurs entrevues.
Or, même si vous êtes un commercial aguerri ou que vous marchez « à l’instinct » quelques éléments incontournables président au succès d’une réunion commerciale. Et, si le temps fort de la réunion sera le moment consacré à l’échange avec votre prospect, l’avant et l’après sont tout aussi importants. Quelques conseils, donc, à appliquer avant – pendant et après…

Réunion commerciale : avant

L’idéal est bien sûr une rencontre physique avec votre client ou prospect car il s’agit d’occasions uniques pour créer ou renforcer la relation de confiance. Si vous obtenez un rendez-vous en ses bureaux, anticipez tous les éventuels écueils logistiques : l’adresse précise, la possibilité – ou non – de se garer, l’éventuelle connexion internet ou la disponibilité de matériel de projection, le timing consacré à la réunion, le choix du restaurant s’il s’agit d’un déjeuner… Tous ces points qui demandent à être précisés en amont ne doivent pas vous faire peur. Les évoquer atteste de votre professionnalisme et peuvent éviter de bonnes doses de stress le jour J.

Si la réunion se tient dans vos propres locaux, c’est un plus évident car un client ou un prospect qui se déplace sur votre terrain présente des prédispositions nettes à entamer ou renforcer une collaboration. Mais attention, là encore, le parcours doit être un sans-faute. Vous devez assurer en tous points, la réception de ce dernier : du café d’accueil au tour des bureaux en passant par une animation de votre réunion aussi courtoise que professionnel.

Si votre client ou prospect est réticent à vous octroyer un rendez-vous au motif que :
– Il n’a pas le temps,
– Plusieurs décideurs sont concernés et ils ne sont pas sur le même site
– Il ne veut pas vous faire venir de si loin
… Ou tout autre argument plus ou mois fondé, ne lâchez rien et sortez votre arme secrète : la réunion à distance ! Une visio ou une conf call, s’ils n’ont pas l’impact d’une rencontre, sont toujours mieux que rien !
Attention, cependant à opter pour la bonne technologie selon vos attentes / objectifs et à vos équipements réciproques :
– La conf-call : ce format est le plus simple car il ne demande pas de matériel particulier ni de serveur externe. Il peut s’appuyer sur des plateformes gratuites -comme Skype – qui proposent soit l’audio uniquement, soit l’option « son plus vidéo ». Il est idéal pour favoriser l’interaction entre les différentes parties prenantes de la réunion.
– La visioconférence : la formule nécessite un matériel adapté : caméra, micro, projecteur… et, surtout un réseau internet fiable. Elle permet une visibilité partagée de l’animateur et de son support. Idéal pour présenter un projet et le commenter.
– La web conférence : un lien internet est transmis aux participants, qui se connectent à l’heure prévue.

Quelque soit le format de votre réunion, savoir à qui vous aurez affaire est primordial. Consultez donc les réseaux sociaux. Personne ne vous taxera d’indiscrétion si vous êtes allé consulter un profil Linkedin… Ils sont précisément là pour cela !

Au-delà de la personnalité de vos interlocuteurs, il va sans dire que vous devrez tout savoir sur son univers professionnel, sur le marché que vous briguez, sur les éventuels concurrents en place. On est là, bien sûr dans le béaba commercial !

Réunion commerciale : pendant…

Le jour J est arrivé. Toutes les infos que vous avez collectées en amont sont consignées dans votre CRM, mais surtout, stockées dans un coin de votre tête. IL s’agira de les utiliser à bon escient.

Passée l’étape incontournable des « salamalecs » (présentation et badinage d’usage sur le temps ou la circulation !), il est bon d’introduire le sujet du rendez-vous en le cadrant très précisément, c’est-à-dire en expliquant comment vous avez prévu de dérouler votre sujet et dans quel timing.

Il va sans dire que vous devez parfaitement maîtriser votre offre mais rappelez-vous que si vos réponses sont importantes vos questions le sont aussi… Et votre écoute active, elle, est primordiale! Car si les infos que vous aurez glané en amont vous aideront à mieux cerner le besoin de votre prospect, elles ne vous exonèrent pas pour autant de l’écouter et de parfaitement comprendre son contexte et son besoin. Pour en avoir l’assurance, n’hésitez d’ailleurs pas à reformuler ses propos. Vous vous assurerez ainsi avoir tout saisi, et lui démontrerez votre capacité d’écoute et de synthèse.

Osez aussi débloquer vos ” boites noires” et poser ces questions qui paraissent quelquefois compliquées à formuler mais qui représentent le fondement de votre éventuelle collaboration future : le budget, l’échéance du projet, les concurrents en place ou sollicités… Posées avec le sourire et un peu d’audace, ces questions obtiennent des réponses bien plus souvent qu’on ne le pense.

Enfin, quand vient l’étape ou vous devrez présenter votre offre de service et l’argumenter : soyez convaincu !
Le mot « conviction », d’un point de vue étymologique vient du latin “convict” qui signifie conquérir…Tout est dit ! Celui qui est doté de force de conviction est né pour conquérir… donc, soyez convaincu, vous deviendrez convaincant et conquérant !

Dernière question de bon sens avant de prendre congés, si cette réunion commerciale ne s’est pas conclue par une signature : « Quelle suite pensez-vous donner… ? » Là encore, interroger le prospect sur le processus de prise de décision et les échéances n’a absolument rien de choquant et relève autant du pragmatisme que du professionnalisme.

Passée l’étape incontournable des « salamalecs » (présentation et badinage d’usage sur le temps ou la circulation !), il est bon d’introduire le sujet du rendez-vous en le cadrant très précisément, c’est-à-dire en expliquant comment vous avez prévu de dérouler votre sujet et dans quel timing.

Il va sans dire que vous devez parfaitement maîtriser votre offre mais rappelez-vous que si vos réponses sont importantes vos questions le sont aussi… Et votre écoute active, elle, est primordiale! Car si les infos que vous aurez glané en amont vous aideront à mieux cerner le besoin de votre prospect, elles ne vous exonèrent pas pour autant de l’écouter et de parfaitement comprendre son contexte et son besoin. Pour en avoir l’assurance, n’hésitez d’ailleurs pas à reformuler ses propos. Vous vous assurerez ainsi avoir tout saisi, et lui démontrerez votre capacité d’écoute et de synthèse.

Osez aussi débloquer vos ” boites noires” et poser ces questions qui paraissent quelquefois compliquées à formuler mais qui représentent le fondement de votre éventuelle collaboration future : le budget, l’échéance du projet, les concurrents en place ou sollicités… Posées avec le sourire et un peu d’audace, ces questions obtiennent des réponses bien plus souvent qu’on ne le pense.

Enfin, quand vient l’étape ou vous devrez présenter votre offre de service et l’argumenter : soyez convaincu !
Le mot « conviction », d’un point de vue étymologique vient du latin “convict” qui signifie conquérir…Tout est dit ! Celui qui est doté de force de conviction est né pour conquérir… donc, soyez convaincu, vous deviendrez convaincant et conquérant !

Dernière question de bon sens avant de prendre congés, si cette réunion commerciale ne s’est pas conclue par une signature : « Quelle suite pensez-vous donner… ? » Là encore, interroger le prospect sur le processus de prise de décision et les échéances n’a absolument rien de choquant et relève autant du pragmatisme que du professionnalisme.

Réunion commerciale, après…

Même si votre prospect a fixé l’échéance suivante à moyen terme, attendez quarante-huit heures maximum pour – à minima- , envoyer un mail courtois afin de remercier votre interlocuteur pour l’entrevue qu’il vous a accordée. Vous en profiterez aussi pour – faute d’un compte-rendu complet – confirmer les termes de votre échange, tout en reprécisant les prochaines étapes ainsi que les échéances sur lesquelles vous vous êtes entendus.

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