Comment Cirrus Shield permet à ses clients de respecter les Droits du RGPD

Le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) ou General Data Protection Regulation (GDPR) en anglais, en vigueur depuis le 25 mai 2018, accorde des Droits supplémentaires aux individus dont on utilise les données personnelles :

  • Droit d’accès de la personne concernée.
  • Droit à la portabilité des données.
  • Droit de rectification
  • Droit à la limitation du traitement.
  • Droit à l’effacement ou droit à l’oubli.

Pour permettre à leurs utilisateurs de respecter ces droits, tous les logiciels du marché qui contiennent des données personnelles doivent donc permettre à leurs utilisateurs de respecter ces droits.

Aujourd’hui nous allons voir comment Cirrus Shield CRM vous permet d’être conforme au RGPD.

1- Droit d’accès

Conformément au RGPD, vos prospect et clients peuvent exercer leur droit d’accès à tout moment. Cirrus Shield CRM vous permet d’y répondre simplement.

Si vous vous trouvez devant un client qui réclame un accès aux données le concernant, vous pouvez y répondre des deux manières suivantes :

Si vous avez souscrit à un portail client, votre contact peut se connecter avec ses identifiants au portail et accéder à toutes les données le concernant, dans un format structuré :

La deuxième option consiste à exporter les données personnelles du contact en question en cliquant sur le bouton « Exporter la vue » qui permettra d’exporter toutes les données présentes dans la vue sous format Excel. Vous pourrez ainsi envoyer ce dernier directement au client par exemple par email :

2- Droit de rectification

Pour ce qui est de ce droit, la personne concernée peut demander à effectuer une modification ou une rectification concernant ses données. Cirrus Shield CRM vous donne la possibilité d’y répondre de deux façons :

Soit, le contact en question a un accès au Portail Client et il effectue les corrections directement sur sa fiche. Les modifications seront automatiquement apportées sur la fiche du contact présente dans le CRM.

Soit, le contact peut effectuer les modifications sur le fichier Excel que vous avez exporté du CRM et vous transmet ce fichier pour mise à jour de sa fiche dans le CRM.

3- Droit à la limitation du traitement

Votre prospect ou client peut s’opposer à un ou à tous les traitements liés à ses données personnelles (ex : le désabonnement à une newsletter).

Cirrus Shield CRM met à votre disposition des champs de type « case à cocher » qui permettent de savoir si le contact ne souhaite pas recevoir d’email : le champ « Désabonnement email » et le champ « Ne pas appeler » :

Cirrus Shield étant un logiciel CRM personnalisable, il vous permet également de rajouter des champs de type « case à cocher » qui vous permettent par exemple de lister les différents traitements que vous effectuez dans votre entreprise. Ainsi, vous pouvez gérer de manière très fine les désabonnements de vos clients en permettant par exemple à ce dernier de souscrire aux communications liées uniquement à ses centres d’intérêts.

De plus, comme Cirrus Shield CRM est intégré en standard avec l’outil de Marketing Automation, Sendinblue, les informations sur le désabonnement peuvent être automatiquement synchronisées dans le CRM. Il vous suffira de créer des filtres afin d’exclure les contacts dont une des deux cases sont cochées :

4- Droit à l’oubli

Pour ce qui est du respect de ce droit, vos prospects et clients peuvent demander la suppression totale de leurs données.

Dans ce cas, Cirrus Shield CRM vous permet de supprimer le contact et ses données depuis une vue en cliquant sur le bouton « Supprimer » , soit, depuis une fiche d’un contact en cliquant sur « L’icône de Suppression ».

Attention car une fois la suppression effectuée, il sera impossible de récupérer les informations. Ces données seront supprimées partout, y compris de vos sauvegardes :

5- Durée de conservation

Le dernier élément auquel vous devez prêter attention concerne la durée de conservation des données clients : les données personnelles ne peuvent pas être conservées de façon indéfinie dans un CRM. Une durée de conservation doit donc être déterminée en fonction de l’objectif ayant conduit à la collecte de ces données. Une fois cet objectif atteint, ces données devront être supprimées de la base (ex : 3 ans pour les prospects et 7 ans pour les clients).

Cirrus Shield vous permet d’identifier les contacts « inactifs », c’est-à-dire avec lesquels vous n’avez pas eu d’échange depuis un certain temps.

Pour filtrer les contacts « inactifs » : créez une nouvelle vue personnalisée dans le module souhaité (ex : Prospects) et rajoutez le critère de filtrage suivant « Date de modification » supérieur ou égal à « Last1095Days ». Ce critère permet de sélectionner tous les Prospects qui ont une date de modification supérieure à 3 ans.

Ensuite, pour supprimer les contacts « inactifs » du CRM : Sélectionnez les contacts et cliquez sur le bouton « Supprimer en masse » ou, exportez la vue créée ci-dessus en format Excel et utilisez l’action « Supprimer » de l’assistant d’importation (Import Wizard). 

Voici donc comment Cirrus Shield CRM vous permet de respecter les droits RGPD avec une utilisation simple, intuitive, complète et en total respect des règles et normes du marché.

Si vous avez des questions nous serons ravis d’y répondre sur notre blog, et nos comptes Twitter et LinkedIn !

You may also like...

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: