Comment gérer les tâches administratives avec un logiciel CRM ?

Un logiciel CRM comme Cirrus Shield aide votre organisme de formation à gérer efficacement les tâches administratives. Que ça soit pour l’entrée des stagiaires, la gestion des inscriptions, l’organisation et le planning des sessions, l’envoi des documents, des emails, etc.  De nombreux centres de formations voient leur productivité baisser à cause de la charge administrative souvent jugée lourde et chronophage.  

 Quels impacts de la gestion administratif sur le centre de formation?

Voici les conséquences négatives de la charge administrative :

1- Augmentation du temps et des coûts :

 La charge administrative entraîne une utilisation inefficace du temps et des ressources de l’organisme, ce qui augmente les coûts globaux de l’activité de formation. Également, les tâches administratives prennent beaucoup de temps aux employés au lieu qu’ils se concentrent sur les tâches à forte valeur ajoutée.

2- Ne pas respecter la conformité réglementaire:

 Les tâches administratives comme les retards dans la soumission de documents ou les erreurs dans la gestion des dossiers des participants mènent à des problèmes de conformité réglementaire. Ceci affecte la capacité de l’organisme à répondre aux exigences réglementaires et à maintenir sa crédibilité auprès des parties prenantes.

3- Baisse de la qualité de la formation :

 Les ressources de l’organisme affectent la qualité de la formation elle-même. Les formateurs sont ainsi surchargés et n’ont pas suffisamment de temps pour préparer et dispenser une formation de haute qualité, ce qui affecte négativement la satisfaction des participants et la réputation du centre de formation.

4- Diminution de la satisfaction des participants :

Les participants passent beaucoup de temps à remplir des formulaires et à fournir des informations administratives.  Ils obtiennent donc une expérience négative et sont découragés de s’inscrire à des formations lorsque la procédure d’inscription est complexe.  

Automatisez votre gestion administrative avec Cirrus Shield:

Cirrus Shield propose les fonctionnaliés suivantes pour les organismes de formation:

1- Organisation des documents:

L’OF génère des documents à partir de modèles prédéfinis (factures, devis, contrats). Ceci aide ainsi à réduire les erreurs et à gagner du temps.

2- Centralisation de la base de données:

Cirrus Shield gère les informations relatives aux participants et aux formations au même endroit. Cela facilite l’accès rapide aux données et permet une gestion plus efficace des tâches administratives.

3-Gestion dynamique des formateurs:

Cette fonctionnalité comporte la base de données des formateurs, le planning, l’extranet et le partage de documents entre l’organisme et les formateurs comme les contrats de sous-traitance, feuilles de présence etc.

4-Gestion des apprenants:

Le centre de formation garantit que les apprenants accèdent aux informations nécessaires comme les inscriptions, paiements, confirmations et rappels. Les participants ont ainsi les données nécessaires avant le début de la formation et pour suivre leur présence et résultats.

5- Planification des formations:

Le CRM administre les formations comme les dates, les coûts et horaires. Il stocke aussi les données sur les formateurs.

6- Automatisation de la facturation et paiement:

Cirrus Shield automatise le processus de facturation et de paiement et l’envoie. Il gère de même les montants dus et les paiements effectués.

7- Enregistrement des communications:

L’outil administre les communications avec les participants notamment les appels téléphoniques, les emails et rendez-vous. Ils s’enregistrent pour un suivi ultérieur.

8- Génération des rapports et analyses:

Le logiciel de gestion de relation client génère des rapports et analyses sur les inscriptions, participants, formations et résultats. L’organisme prend ainsi des décisions commerciales et améliore le processus du centre de formation.

Pour conclure, un logiciel CRM est bénéfique pour gérer les tâches administratives. Un outil comme Cirrus Shield élabore les inscriptions, des programmes de formation et des paiements. Il aide également à suivre les évaluations des apprenants et à générer des rapports. Il faut penser aux autres étapes concernant la gestion marketing.

Vous voulez en savoir plus?  Communiquez avec l’un de nos experts ici

Sur le même sujet: 6 astuces pour gagner du temps sur les tâches à faible valeur ajoutée