6 astuces pour gagner du temps sur les tâches à faible valeur ajoutée

Les tâches à faible valeur ajoutée sont des activités qui ne contribuent pas à l’amélioration ou à la création de valeur dans l’entreprise. Elles sont souvent considérées comme des tâches routinières qui ne nécessitent pas de créativité ou de réflexion approfondie pour les personnes qui les effectuent. Ces tâches peuvent inclure des activités administratives simples, le traitement de données, la saisie de données, etc.. Ces tâches peuvent être fastidieuses, répétitives avec un temps énorme, et ne sont pas nécessairement essentielles à la réalisation des objectifs de l’entreprise. Mais de quoi s’en débarasser ? Pas d’inquiétude ! Voilà l’ensemble des informations dans cet article !

Gestion administrative d’une entreprise : Activités chronophages à éliminer pour gagner du temps

Les tâches à faible valeur ajoutée dépendent d’abord de nombreux facteurs pour votre entreprise, tels que l’industrie, secteur et vos objectifs, etc. Toutefois, voici les tâches à faible valeur ajoutée dans une entreprise : 

1- Tâches administratives fastidieuses :

Certaines tâches administratives, comme la saisie de données, le classement des documents ou le suivi des emails, peuvent être fastidieuses et prennent du temps sans apporter une valeur ajoutée significative.. 

2- Les tâches répétitives :

Les tâches qui sont effectuées de manière répétitive et qui ne nécessitent pas de réflexion ou de créativité peuvent être considérées comme à faible valeur ajoutée.

3- Tâches qui ne sont pas alignées sur les objectifs de votre entreprise :

Si une tâche ne contribue pas à la réalisation des objectifs de votre entreprise, elle peut être considérée comme à faible valeur ajoutée.

Quels impacts des tâches à faible valeur ajoutée sur votre entreprise ? 

Attention ! Certaines tâches manuelles peuvent avoir de graves conséquences sur votre entreprise puisqu’elles peuvent être automatisées. Voici l’impact des tâches à valeur ajoutée sur votre entreprise : 

1. Baisse de la productivité et de l’efficacité de l’entreprise :

Vous prenez beaucoup de temps sur les tâches fastidieuses ce qui entraîne une baisse de la productivité et de l’efficacité de l’entreprise. 

2. Augmentation des coûts :

Réaliser des tâches manuellement peut être coûteux en raison du coût de la main-d’œuvre ou de la formation du personnel aux tâches manuelles. 

3. Erreurs et retards :

Réaliser manuellement certaines tâches peut avoir un impact négatif sur la qualité du service ou du produit offert par l’entreprise.

4. Manque de temps pour se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée :

 Votre entreprise consacre trop de temps à des tâches manuelles qui ne contribuent pas à la croissance de l’entreprise. 

Vous devez ainsi réfléchir aux tâches automatisées et d’investir dans un outil comme Cirrus Shield qui automatise, réduit les coûts et améliore l’efficacité afin de vous concentrez sur les tâches à haute valeur ajoutée.

Quel est le principe de la loi de Pareto ?

Au début du XXe siècle, l’économiste italien Vilfredo Pareto élabore pour la première fois la  »loi de Pareto ». Elle met en avant 20% de vos tâches celles qui vous font rapporter de l’argent et non pas 80% qui ne sont que des tâches à faible valeur ajoutée.

 Elle s’applique dans des domaines différents notamment la gestion des entreprises, la gestion du temps, la gestion des projets, etc. Par exemple, la loi de Pareto, en gestion de projet de votre entreprise, identifie les 20 % de vos tâches qui génèrent 80 % de la valeur ajoutée du projet et se concentre sur ces tâches en priorité. 

Elle peut être ainsi un outil utile pour identifier vos priorités et optimiser l’utilisation de vos ressources. 

Comment gagner du temps sur les tâches à faible valeur ajoutée ? 

Vous devez gérer d’abord efficacement vos tâches administratives afin de maximiser la productivité de l’entreprise. Cela implique l’automatisation de certaines tâches grâce aux logiciels de gestion.

Elles peuvent avoir également un impact sur la qualité du travail et la satisfaction de vos employés. Vous s’assurez qu’ils sont productifs en gérant vos tâches efficacement grâce au temps et les ressources pour les accomplir.

Voici les fonctionnalités mentionnées pour simplifier votre gestion administrative : 

1. 1. Programmation d’envoi des emails :

 Envoyez des emails programmés au lieu de les envoyer immédiatement. En effet, elle peut être utile pour envoyer des emails en série, dates et heures précises ou pour planifier l’envoi des rappels ou de notifications. 

2. 2. Génération de documents :

 Générer automatiquement des documents à partir de modèles prédéfinis (factures, des devis ou des contrats). Ceci peut vous aider à réduire les erreurs et à gagner du temps. 

3. 3. Signature électronique :

 Vous pouvez utiliser aussi la signature électronique afin de signer des documents électroniquement. Elle vous permet donc d’être plus rapide et plus pratique que de signer manuellement des documents papier. 

4. 4. Inscription automatique en ligne :

Vous bénéficiez aussi de l’inscription automatique en ligne en permettant aux utilisateurs de s’inscrire en ligne. Son avantage est le processus d’inscription simplifié et vous réduisez donc les erreurs. 

5. 5. Relances automatiques :

Vous envoyez vos relances qui sont des notifications ou des rappels de manière automatique à un moment prédéfini. Cette fonctionnalité peut être utile pour envoyer des rappels de paiement, de rendez-vous ou de tâches à accomplir. 

6. 6. Prise de rendez-vous automatisée :

 Vos utilisateurs prennent rendez-vous en ligne de manière automatique. Elle simplifie par exemple le processus de prise de rendez-vous sans le contact d’entreprise par téléphone ou par email et réduit les erreurs. 

Un CRM est un logiciel qui vous aide ainsi à gérer vos tâches administratives à faible valeur ajoutée. Cirrus Shield vous permet la centralisation des données des clients et les prospects, et l’automatisation, et la gestion des tâches. Le logiciel vous aide donc à mieux gérer le temps et à se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée. Après la gestion des tâches à faible valeur ajoutée, il sera important finalement de penser aux prochaines étapes des obligations légales.

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