Quelles sont les obligations légales d’un Organisme de formation une fois créé ? 

Les obligations légales sont les obligations imposées par la loi auxquelles l’organisme de formation doit se conformer. Ces obligations peuvent concerner différents aspects de votre activité tels que l’enregistrement et l’immatriculation auprès des organismes compétents, le respect de la réglementation en matière de formation professionnelle, la déclaration des salariés et le respect du droit du travail, l’application des règles de sécurité et de santé au travail, la tenue de registres et de documents comptables, etc.

Il est important pour un OF de respecter ses obligations légales pour éviter les sanctions, garantir la qualité des formations proposées, protéger les intérêts de ses salariés et de ses stagiaires, et gérer de manière responsable ses finances. Mais quelles sont vos obligations légales ? Voici l’explication !  

Pourquoi un organisme de formation doit appliquer les obligations légales? 

Votre OF doit se conformer aux obligations légales pour plusieurs raisons :

1-Pour respecter les dispositions de la loi et éviter les sanctions

Si vous ne respectez pas les obligations légales, vous pouvez être passible de sanction (amendes, des fermetures temporaires ou définitives, des poursuites judiciaires, etc)

2-Pour garantir la qualité des formations proposées :

En se conformant aux obligations légales, vous s’assurez de proposer des formations de qualité répondant aux exigences de la réglementation en matière de formation professionnelle.

3-Pour protéger les intérêts des salariés et des stagiaires :

En respectant les dispositions du droit du travail et la sécurité et de santé au travail, vous protégez les intérêts de vos salariés et stagiaires.

4-Pour gérer de manière responsable les finances de l’organisme de formation :

 En tenant à jour les registres et documents comptables, vous suivez l’état des finances de manière responsable. Vous prenez les décisions adaptées pour assurer votre viabilité à long terme.

En somme, vos obligations légales sont essentielles pour respecter la réglementation en vigueur, la qualité des formations proposées, les intérêts des salariés et des stagiaires, et vos finances.

Quelles sont les différentes obligations légales ?

Les obligations légales auxquelles vous devez être conforme une fois que votre organisme de formation est créé dépendent de votre statut juridique, domaine d’activité et environnement réglementaire.

Voici les obligations légales auxquelles vous êtes soumis :

1-Bilan pédagogique financier (BPF) :

Un document obligatoire qui doit être établi pour proposer des actions de formation financées par les fonds publics par exemple, le Fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels (FPSPP) ou le Fonds national de la formation professionnelle (FNFP).

Le BPF présente vos actions de formation réalisées et évalue leur pertinence et leur efficacité. Vous devez l’établir chaque année et le transmettre à l’autorité compétente (par exemple, la Direccte ou l’Opco).

Le BPF pour un organisme de formation doit comprendre :

• Un état des actions de formation réalisées par votre centre de formation (intitulé, durée, public concerné, financement, etc.).
• Un bilan financier des actions de formation (recettes et dépenses liées aux actions de formation).
• Un bilan pédagogique des actions de formation (taux de satisfaction des apprenants, taux de réussite, évaluation des compétences acquises, etc.).

Il est important de respecter cette obligation pour pouvoir bénéficier des fonds publics destinés à la formation et pour éviter des sanctions pénales ou administratives. Il est recommandé de se faire accompagner par un expert-comptable ou un conseiller en formation pour établir le BPF .

2-Respect des exigences dans le cadre du ‘’Règlement général sur la protection des données’’ (RGPD) :  

Pour se conformer aux exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous devez prendre plusieurs mesures :

• Identifier les données personnelles qu’il collecte et traite :

Identifier les données personnelles que vous collectez auprès de vos clients et stagiaires : (par exemple nom, adresse, numéro de téléphone, etc.) et établir un inventaire de ces données.

• Justifier la collecte et le traitement de ces données :

Vous devez justifier la collecte et le traitement de ces données en fonction des finalités pour lesquelles elles sont utilisées ( l’inscription à une formation, l’évaluation des compétences, etc.).

• Obtenir le consentement des personnes concernées:

Obtenez le consentement des personnes concernées avant de collecter et de traiter leurs données personnelles. Ce consentement doit être donné de manière libre, spécifique et informée

• Protéger les données personnelles collectées :

Vous mettez en place des mesures de sécurité adéquates pour protéger les données personnelles collectées et éviter toute fuite ou utilisation abusive de ces données.

• Respecter les droits des personnes concernées :

  Respecter les droits des personnes concernées en matière de protection des données. Ces droits sont notamment le droit à l’information, le droit d’accès, le droit de rectification, le droit d’effacement, etc.

En somme, vous identifiez et justifier la collecte et le traitement des données personnelles, obtenir le consentement des personnes concernées. Vous protégez ces données et respecter les droits des personnes concernées en matière de protection des données.

3-Être prêt en cas de contrôle des autorités :  Les services régionaux de contrôle (SRC) des DREETS :

Vous devez respecter tous les documents nécessaires (agréments, certificats, autorisations, etc.) et de les avoir à disposition en cas de contrôle des autorités. Il est également conseillé de se tenir informé des réglementations en vigueur et de s’assurer que vous êtes en conformité avec celles-ci. En cas de non-conformité, il peut y avoir des sanctions pénales ou administratives.

4-Comptabilité :  

Vous êtes tenu de respecter les mêmes obligations légales en matière de comptabilité que toute autre entreprise, en fonction de votre forme juridique.

Voici les principales obligations légales en matière de comptabilité selon les différentes formes juridiques pour un organisme de formation:

• Pour les entreprises individuelles: (entrepreneur individuel, commerçant, artisan, etc.)
  • Tenir une comptabilité en partie double qui permet de suivre les mouvements de l’actif et du passif de votre OF.
  • Établir un bilan et un compte de résultat chaque année.
  • Déposer les comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce.
• Pour les sociétés (SA, SAS, SARL, etc.) :
  • Tenir une comptabilité en partie double et établir un bilan et un compte de résultat chaque année.
  • Déposer les comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce.
  • Tenir une assemblée générale annuelle et soumettre les comptes à l’approbation des actionnaires.
• Pour les associations :
  • Tenir une comptabilité qui permet de suivre les mouvements financiers de l’association.
  • Établir un bilan et un compte de résultat chaque année.
  • Tenir une assemblée générale annuelle et soumettre les comptes à l’approbation des membres.

Il est important de respecter ces obligations légales pour éviter des sanctions pénales ou administratives. Vous pouvez être accompagné par un expert-comptable pour s’assurer de la conformité de la comptabilité avec les obligations légales.

5-L’enregistrement et l’immatriculation auprès des organismes compétents :

 L’enregistrement et l’immatriculation auprès des organismes compétents sont des obligations légales pour tout OF.

·       L’enregistrement auprès de la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI) ou de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat (CMA):

Elle est obligatoire quelle que soit votre forme juridique. Vous obtenez un numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises). 

• L’immatriculation auprès de la Direccte est obligatoire pour ceux qui exercent une activité réglementée:

Elle permet d’obtenir un numéro d’identification unique qui sera utilisé pour toute déclaration auprès des organismes compétents.

Il est important de respecter ces obligations légales pour pouvoir exercer légalement l’activité votre centre de formation. Si vous ne respectez pas ces obligations, vous pouvez être sanctionné pénalement ou administrativement.

6-Documents obligatoires et informations à vos stagiaires :  

   Transmettez certains documents et informations à vos apprenants, conformément à la législation sur la formation professionnelle. Voici les principaux documents et informations que vous devez fournir à vos apprenants :

• Le contrat de formation :

 Il formalise la relation entre vous et votre apprenant. Il contient des informations sur la formation proposée (intitulé, durée, objectifs, etc.), et sur les droits et obligations de chacune des parties.

• Le programme de la formation :

Un document qui détaille le contenu de la formation proposée (objectifs, modalités pédagogiques, horaires, etc.).

• Le règlement intérieur de la formation :

Il définit les règles de fonctionnement de la formation (horaires, modalités de paiement, absences, sanctions, etc.).

• L’attestation de formation :

Un document qui atteste de la participation de l’apprenant à la formation et de son niveau de compétences acquis à l’issue de la formation.

Transmettez ces documents et informations à vos apprenants afin de leur permettre de connaître leurs droits et obligations, ainsi que les modalités de la formation proposée. Cela permet également de garantir la qualité de la formation proposée et de protéger les intérêts de chacune des parties.

7-La déclaration des salariés et le respect du droit du travail :

En tant qu’employeur, vous devez respecter des obligations en matière de déclaration des salariés et de droit du travail.

Voici quelques exemples d’obligations en matière de déclaration des salariés et de droit du travail :

• La déclaration des salariés auprès de l’Urssaf :

Déclarer tous les salariés auprès de l’Urssaf afin de cotiser aux différentes branches de la sécurité sociale (maladie, vieillesse, etc.). Vous faites cette déclaration avant le début de l’emploi des salariés.

• Le respect des dispositions du droit du travail :

Vous devez respecter les dispositions du droit du travail (contrat de travail, de salaire, de temps de travail, etc). Par exemple, vous établissez un contrat de travail pour chaque salarié, fixer un salaire minimum et respecter les dispositions relatives aux congés payés.

Il est important de respecter ces obligations pour éviter des sanctions pénales ou administratives. Vous pouvez être accompagné par un expert-comptable ou un avocat pour s’assurer de vos conformités avec ces obligations.

8- L’application des règles de sécurité et de santé au travail

Vous veillez à la sécurité et à la santé des salariés et des stagiaires en mettant en place les mesures de prévention et de protection nécessaires.

Voici les mesures de prévention et de protection que vous pouvez mettre en place :

• La formation des salariés aux risques liés à leur activité :

Par exemple, une formation aux gestes et postures de manutention pour les salariés qui manipulent des charges. 

• La mise à disposition de matériel de protection individuelle (EPI) adapté aux risques liés à votre activité de formation :

Vous protégez votre activité de formation notamment avec des lunettes de protection pour travailler avec des produits chimiques, etc…

• La mise en place de procédures de sécurité :

Elle met en place une procédure d’évacuation notamment en cas d’incendie, une procédure de secours en cas d’accident, etc…

9-Qualiopi

La qualification QUALIOPI est obligatoire si vous souhaitez bénéficier de fonds publics pour financer ses actions de formation. Elle garantit la qualité de vos actions de formation et s’assure de la pertinence et de l’efficacité des actions de formation financées par les fonds publics. Un outil comme Cirrus Shield vous aide à la démarche Qualiopi.

Pour obtenir la qualification QUALIOPI, vous devez remplir certaines conditions, notamment en matière de :

• Gestion financière et comptable de l’organisme de formation.

• Gestion des ressources humaines et de la formation.

• Pédagogie et animation de la formation.

• Qualité de l’accueil et de l’accompagnement des apprenants.

Pour obtenir la qualification QUALIOPI, un organisme certificateur agréé par le ministère du Travail effectue l’audit. Ce dernier vérifie que vous respectez les critères de qualification QUALIOPI et vous délivre un certificat de qualification.

Il est important de respecter cette obligation pour pouvoir bénéficier de fonds publics destinés à la formation et pour éviter des sanctions pénales ou administratives. Vous pouvez être accompagné par un conseiller en formation pour préparer l’audit QUALIOPI et obtenir la qualification.

  Un logiciel de gestion de la relation client (CRM) vous aide à répondre aux obligations légales: Enregistrement et gestion de la clientèle, suivi de la qualité des formations proposées, droits et obligations des stagiaires et la gestion de la sécurité et de la santé au travail. Il faut penser aux autres étapes concernant les coûts de la certification Qualiopi.

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