Pourquoi votre fichier Excel freine au développement de votre société ?

Excel est un logiciel de type tableur appartenant à la suite bureautique Microsoft Office. Il est utilisé, selon une enquête, par plus de 70 % des entreprises pour leurs activités journalières. Bien qu’Excel présente plusieurs avantages comme la souplesse, la flexibilité et la facilité d’utilisation, il peut rapidement devenir un vrai cauchemar pour une entreprise et ainsi freiner sa croissance. En voici les raisons :

1) Excel est vulnérable aux fraudes et aux erreurs humaines : 

Parmi tous les inconvénients de l’utilisation d’Excel dans le monde de l’entreprise, la fraude reste de loin celui qui cause le plus de dommage. En effet, plusieurs sociétés ont déjà perdu des millions suite à des manipulations frauduleuses au niveau de leurs fichiers Excel.  De plus, aucune traçabilité n’est possible, c’est-à-dire qu’il est pratiquement impossible de savoir qui a changé quoi et quand ce changement a eu lieu. Il est donc très facile pour un employé malhonnête d’altérer les données, les valeurs ou bien les formules sans qu’il se fasse remarquer.

Bien que la fraude soit la plus grande menace pour les entreprises, il en existe une autre qui vous fera sérieusement envisager de vous débarrasser de cet outil obsolète. Il s’agit de son extrême sensibilité aux erreurs humaines. De simples erreurs de calcul et des colonnes non-alignées correctement peuvent vous paraître inoffensifs, mais affaiblissent la confiance de vos partenaires ou bien vous font perdre des opportunités.

2) Excel ne favorise pas le travail collaboratif :

Les planifications, les prévisions, les études de budget et les rapports sont un ensemble d’activités collaboratives. Ces dernières requièrent des informations de la part de plusieurs employés appartenant à différents départements.

Les documents finaux sont le résultat de plusieurs échanges de données, d’idées ainsi que de fichiers. Si vos employés sont répartis sur plusieurs sites à travers le pays, le seul moyen pour l’échange de données est par le biais des e-mails. L’expérience a déjà montré que les e-mails sont très susceptibles aux duplications, et même à l’altération des données. Vos agents auront du mal à garder une trace des fichiers échangés et enverrons parfois la mauvaise version.

3) Excel est incapable de prendre des décisions : 

Contrairement aux logiciels CRM, Excel n’a pas les moyens d’être un véritable système décisionnel. En effet, dans l’environnement basique d’un tableur comme Excel, extraire des données de plusieurs départements, les consolider pour enfin les résumer dans le but qu’ils puissent aider à prendre des décisions parait extrêmement coûteux en termes de ressources et de temps. Et comme Excel est très vulnérable aux erreurs, tout employé impliqué dans ce processus doit être très attentif afin de préserver l’intégrité des données et encore, il serait préférable de faire une double vérification. Cette prudence supplémentaire mais nécessaire peut ainsi retarder le processus. Résultat ? Lorsque l’exécutif aura l’information finale, il aura surement très peu de temps pour l’utiliser.

5) Excel est inadapté à la continuité du business :

Les données dans les systèmes de feuille calcul ne sont jamais conservées dans le même endroit. Ils sont généralement entre les mains d’employés n’ayant pas de connaissances en informatique et qui ne sont pas familier avec les bonnes pratiques de backup. C’est-à-dire que si un désastre se produit, la restauration complète des données peut s’avérer extrêmement compliquée. En conséquence, même si votre société possède assez de ressources financières pour survivre aux désastres, l’absence de données comme les comptes des clients, peut causer d’énormes pertes de profits.

En conclusion, il est plus que temps de vous débarrasser de cet outil obsolète qu’est le fichier Excel et d’opter pour un vrai CRM qui vous permettra d’engranger un énorme gain de temps et un retour sur investissement rapide. Cela permettra également à votre entreprise de grandir et d’avoir plus de revenus.

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